制藥企業(yè)質(zhì)量部門人員借助Excel這一工具進行大量的臺賬管理、記錄管理、實驗室數(shù)據(jù)處理等工作。對于Excel表格，若期望其能夠基本符合數(shù)據(jù)完整性要求，對其設(shè)置保護是最基本的要求：包括準入的保護，非授權(quán)人員無法訪問工作表；修改的保護，非授權(quán)人員不允許對電子表格的整體或局部內(nèi)容進行修改，不允許對電子表格的整體結(jié)構(gòu)進行修改等等。為Excel表格設(shè)置保護，就是為Excel的合規(guī)使用撐起了保護傘。

注：本文采用Windows10操作系統(tǒng)和Microsoft Office 2013版本進行介紹。

1  設(shè)置工作表整體保護密碼

Excel工作表可以添加整體保護，也可以添加局部保護。這把隱形的保護傘在哪呢？

   ? 點擊”審閱”→”保護工作表”。

   ? 彈出如下對話框。

   ? 輸入工作表保護密碼（建議在標準操作規(guī)程中對密碼長度和復(fù)雜度進行規(guī)定），此時整個工作表將被保護且無法修改。

2  設(shè)置工作表局部保護密碼

以《高效液相色譜法含量測定標準模板》為例。

   ? 選中《高效液相色譜法含量測定標準模板》中需要輸入信息的區(qū)域（淺灰色）。

   ? 按快捷鍵”Ctrl+1″，彈出如下對話框，點擊”保護”選項卡，取消勾選”鎖定”，點擊”確定”。

   ? 點擊”審閱”→”保護工作表”，彈出如下對話框，輸入工作表保護密碼，并再次輸入相同的密碼進行確認。

   ? 此時非輸入?yún)^(qū)域?qū)⒈绘i定，無法修改。

   ? 輸入?yún)^(qū)域能夠進行數(shù)據(jù)和信息的錄入，對于錄入信息受限的單元格可以設(shè)置下拉菜單類型的數(shù)據(jù)驗證，對于預(yù)先知道輸入數(shù)值范圍的單元格可設(shè)置數(shù)據(jù)輸入范圍驗證。設(shè)置數(shù)據(jù)驗證是為了提高錄入效率和降低錄入錯誤率（筆者將在后面的專題中單獨介紹數(shù)據(jù)驗證功能）。

3  設(shè)置工作表進入和修改保護密碼

   ? 點擊”文件”→”另存為”。

   ? 在彈出的對話框中點擊”工具”下拉按鈕，點擊”常規(guī)選項”。

   ? 輸入”打開權(quán)限密碼”和”修改權(quán)限密碼”（建議在標準操作規(guī)程中對密碼長度和復(fù)雜度進行規(guī)定），并再次輸入相同的確認密碼，點擊”確定”后，再點擊”保存”。

   ? 此時必須要有密碼才能打開文件，若需要修改內(nèi)容，還需要修改密碼。

4  設(shè)置Excel工作簿保護密碼

設(shè)置工作表的保護可以限制用戶對某個工作表的整體或局部進行修改，設(shè)置Excel工作簿的保護則是對窗口或結(jié)構(gòu)進行保護！非授權(quán)用戶無法對執(zhí)行了”保護工作簿”的Excel表格進行插入、刪除、重命名、移動或復(fù)制等等操作。

   ? 打開工作表，選擇”審閱”→”保護工作簿”，設(shè)置保護工作簿的密碼（建議在標準操作規(guī)程中對密碼長度和復(fù)雜度進行規(guī)定）。

   ? 無法對設(shè)置工作簿保護的工作表進行插入、刪除、重命名、移動或復(fù)制等等操作，起到對工作表窗口或結(jié)構(gòu)的保護。

總結(jié)

對Excel電子表格設(shè)置保護是符合數(shù)據(jù)可靠性的基本要求，是確保其完全符合數(shù)據(jù)可靠性要求的非充分但必要條件，制藥企業(yè)的相關(guān)人員應(yīng)重視、學(xué)懂、用好。