Excel仍然寶刀未老

圖1 Excel寶刀未老

微軟的MS Excel是世界上應(yīng)用最廣的軟件之一，各行各業(yè)都可以看到它的身影，在生物制藥行業(yè)同樣如此。近年來，雖說各種大型應(yīng)用系統(tǒng)如雨后春筍，紛紛涌現(xiàn)，并以電子表格本身之缺點(diǎn)作為取代之說辭。然而Excel本身固有其所短，但其所長也實(shí)在是光芒萬丈，讓人難以割舍。本文將就Excel在GxP領(lǐng)域的合規(guī)問題以及對(duì)應(yīng)解決辦法一一闡述，并為Excel表格的多樣性應(yīng)用做一些發(fā)散性思考。

以筆者的觀察，Excel在國內(nèi)外制藥企業(yè)中的使用水平可謂判若云泥。國外一些知名藥企的Excel模板制作精良；每一個(gè)模板都可以稱得上一個(gè)獨(dú)立的應(yīng)用程序，其設(shè)計(jì)會(huì)考慮功能性，容錯(cuò)性，易用性，美觀度等多方面，甚至有完全基于Excel設(shè)計(jì)和開發(fā)的LIMS應(yīng)用程序，也正因?yàn)镋xcel在國外應(yīng)用的廣度和深度，其合規(guī)性一直是官方機(jī)構(gòu)檢查的重點(diǎn)之一。 FDA和WHO警告信中涉及到大量關(guān)于電子表格不合規(guī)使用的問題。

在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相關(guān)的警告信中，電子表單和數(shù)據(jù)庫占據(jù)了25%的份額。從發(fā)現(xiàn)的問題來看，主要為下面幾類：
? 未對(duì)電子表格模板進(jìn)行驗(yàn)證
? 公式或計(jì)算錯(cuò)誤
? 表格模板的使用不受控
? 用于數(shù)據(jù)記錄類型的表格缺乏審計(jì)追蹤

圖2 電子表單和數(shù)據(jù)庫缺陷占比25%

雖說Excel的相關(guān)合規(guī)問題發(fā)現(xiàn)很多，但Excel本身不是洪水猛獸，解決了其GxP合規(guī)性和可控性方面的問題，仍然是強(qiáng)大的生產(chǎn)力提升工具。這種效率的提升，倍增以員工數(shù)量，產(chǎn)生的績效十分驚人。

? 確保使用者使用到正確版本的Excel模板
模板管理的失控，是Excel電子表格合規(guī)管控失效的根源。傳統(tǒng)的方式是把Excel模板用郵件或者其他方式發(fā)送給相關(guān)人員使用。這種方式很難杜絕模板誤用。那么，是否有其他途徑解決問題呢？答案是肯定的，通過網(wǎng)絡(luò)化部署Excel電子表格模板（擴(kuò)展名不是xlsx，而是xltx），在各個(gè)Excel終端關(guān)聯(lián)公共模板目錄，模板制作人員只需要在模板文件夾中更新即可，不用再考慮發(fā)送的問題。用戶在用Excel選擇“新建”時(shí)，使用的模板將永遠(yuǎn)是最新版本。如果用戶私自將電子表格拷貝到“私人路徑”上使用，模板自身需要進(jìn)行合法路徑檢查，如果打開路徑不是指定路徑，將自動(dòng)禁止使用該模板。

圖3 模板網(wǎng)絡(luò)化部署

? 彌補(bǔ)Excel合規(guī)要素的缺失：訪問控制，審計(jì)追蹤，電子簽名
Excel本身不具備合規(guī)的用戶管理，審計(jì)追蹤和電子簽名功能，這對(duì)于應(yīng)對(duì)監(jiān)管是最大的挑戰(zhàn)。制藥行業(yè)同仁在這些方面有過努力。例如，對(duì)Excel的訪問設(shè)置密碼，使其實(shí)現(xiàn)限制訪問；通過 “共享工作簿”方式的“審計(jì)追蹤”實(shí)現(xiàn)對(duì)操作的記錄。這些做法都值得稱贊，但是細(xì)想，前者不能體現(xiàn)用戶管理，后者所謂的“審計(jì)追蹤”能夠被篡改操作者甚至整體刪除。

應(yīng)對(duì)上述合規(guī)要素的缺失，目前最完善的解決方式是借助第三方合規(guī)軟件實(shí)現(xiàn)。Excel eInfotree軟件的用戶管理，權(quán)限管理功能確保電子記錄的安全性，完整性和保密性，其審計(jì)追蹤記錄能夠追蹤單元格水平的任何修改。審計(jì)追蹤信息存在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器中，獨(dú)立于用戶，無法修改，刪除和偽造。嵌入Excel文件中電子簽名信息無法修改和刪除（基于Excel文件整體內(nèi)容數(shù)字指紋的邏輯關(guān)聯(lián)），且能夠配置簽名電子表格的全局或者局部鎖定，確保電子記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

圖4 Excel用戶訪問控制

圖5 Excel審計(jì)追蹤

WHO在國內(nèi)多家生物制品企業(yè)檢查出用于趨勢分析的電子表格不受控的問題，本質(zhì)上就是缺乏訪問控制與審計(jì)追蹤。

圖6 電子簽名

電子簽名并非必要，可采用混合模式使用。即采用電子記錄，但打印簽字。既然采用了電子記錄，電子簽名是錦上添花，一步之遙，就能化紙張為歷史，完全的電子化難道不香嗎?

? 確保使用者對(duì)電子表格規(guī)范的命名和存放
Excel的命名規(guī)則和存放路徑不受控一直是困擾質(zhì)量管理者的難解之題，單以SOP規(guī)定所謂的“最佳實(shí)踐”，效果不盡人意。Excel eInfotree在諸如此類Excel流程合規(guī)管理的環(huán)節(jié)也表現(xiàn)突出。它能夠配置電子表格命名規(guī)則，強(qiáng)制存儲(chǔ)路徑規(guī)則。

圖7 按照配置強(qiáng)制命名規(guī)則

圖8 配置強(qiáng)制存儲(chǔ)路徑

? Excel將繼續(xù)成為生產(chǎn)力提高的有力工具
最近20年，隨著行業(yè)內(nèi)各種專業(yè)軟件的推出以及現(xiàn)有軟件的完善，例如LIMS（實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)），CDS（色譜數(shù)據(jù)系統(tǒng)），ELN（電子實(shí)驗(yàn)記錄系統(tǒng)），MES（生產(chǎn)執(zhí)行系統(tǒng)），數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理方式有了更多的選擇。由此，為了減輕在Excel電子表格應(yīng)用合規(guī)性上的壓力，許多制藥企業(yè)嘗試在關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域中逐步“替換”電子表格。由于需要替換的數(shù)量不小，加上替代系統(tǒng)也有很多潛在的合規(guī)問題需要解決，使得“替換”過程并不順利。再者，專業(yè)軟件只能處理其管理范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)，在替換上有一定的局限性，即便是經(jīng)歷了幾十年信息化建設(shè)的歐美大型藥企，想要徹底杜絕Excel的使用也幾無可能。

大型軟件實(shí)施周期長，實(shí)施難度大，跟現(xiàn)有的工作方式差異顯著，員工的學(xué)習(xí)周期長，最終實(shí)施的效果往往不如人意。運(yùn)行過程中的變更也非常困難。尤其對(duì)于一些從來沒有過信息化經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)來說，大型軟件的實(shí)施仍然是一個(gè)具有高風(fēng)險(xiǎn)，高失敗率的事件。Excel以其易用性和靈活性在藥物研究與開發(fā)、質(zhì)量管理與控制，生產(chǎn)、流通等各個(gè)環(huán)節(jié)扮演著獨(dú)特而重要的角色，同時(shí)也能為進(jìn)一步的信息化水平提升奠定基礎(chǔ)。在國內(nèi)的制藥企業(yè)都是中小規(guī)模的背景下，Excel仍不失為最簡易廉價(jià)實(shí)用，且能快速落地的生產(chǎn)力提升工具。

圖9 無紙化檢驗(yàn)記錄

圖10 電子批記錄

利用Excel也能設(shè)計(jì)出類似Word的精美表單。用戶在其中填寫記錄，如同在質(zhì)紙上填寫一樣，并不需要特別的過渡成本和學(xué)習(xí)成本。配套上審計(jì)追蹤和電子簽名，就可以實(shí)現(xiàn)完全的無紙化。

圖11 CAPA臺(tái)賬

圖12 文件收發(fā)臺(tái)賬

圖13 設(shè)備校驗(yàn)臺(tái)賬

上面這個(gè)儀器校驗(yàn)校準(zhǔn)模板，可根據(jù)填寫的校準(zhǔn)周期，自動(dòng)根據(jù)上一次校準(zhǔn)日期計(jì)算下一次校準(zhǔn)日期。為了能提前進(jìn)行準(zhǔn)備，還能設(shè)置預(yù)先提醒時(shí)間長度。在進(jìn)入到預(yù)先提醒時(shí)間窗口后，系統(tǒng)能自動(dòng)發(fā)送郵件給相關(guān)人員。

? 在合規(guī)環(huán)境下使用的Excel VBA
除了公式，讓Excel久負(fù)盛名的就是VBA（Visual basic for Application）。VBA讓Excel如虎添翼。一些復(fù)雜的需求，用公式實(shí)現(xiàn)起來可能會(huì)非常復(fù)雜或者實(shí)現(xiàn)不了，但使用VBA則可以輕易解決。VBA讓Excel的能力邊界無限延伸。在制藥行業(yè)，尤其是在GxP類型的實(shí)驗(yàn)室，按照GAMP5，用VBA做的程序原則上應(yīng)劃分到第5類——定制化軟件。近年來，基于行業(yè)輿論以及定制化軟件本身所帶來的高風(fēng)險(xiǎn)，一些公司的質(zhì)量部門對(duì)定制開發(fā)軟件談虎色變，甚至一票否決。被列入5類軟件的VBA程序也成了清剿的對(duì)象，或者停止使用，或者需要改變實(shí)現(xiàn)方式。事實(shí)上，任何官方都沒有規(guī)定不能用定制化軟件。市面上的商業(yè)化軟件溯其根源也是來源于定制化的軟件項(xiàng)目。在做好驗(yàn)證工作，并能管理和應(yīng)對(duì)好定制軟件所帶來的風(fēng)險(xiǎn)的前提下，藥企使用完全沒有問題。從復(fù)雜度來看，定制化還有復(fù)雜定制和簡單定制之分。對(duì)于Excel VBA來說，其屬于Excel的二次開發(fā)，需求復(fù)雜度和代碼量都遠(yuǎn)小于普通的軟件開發(fā)項(xiàng)目。因此，在常規(guī)Excel模板驗(yàn)證的基礎(chǔ)上，增加一些挑戰(zhàn)性測試，對(duì)代碼進(jìn)行注釋，優(yōu)化和審核，就能大大降低出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率。

Excel的合規(guī)使用是老生常談的話題，就目前來說，除了現(xiàn)有使用方式和管理方式的改進(jìn)之外，使用第三方合規(guī)軟件徹底解決Excel的合規(guī)問題，如eInfotree軟件，也不失為一個(gè)好的選擇。

eInfotree是CIMCON公司的軟件，早已在世界各大知名企業(yè)使用。CIMCON公司還有XLValidator，用以實(shí)現(xiàn)Excel模板的自動(dòng)化驗(yàn)證，自動(dòng)生成驗(yàn)證文檔。

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