經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，電子實(shí)驗(yàn)筆記本（ELN）已經(jīng)從配角變成主角，成為實(shí)驗(yàn)室信息化的一個(gè)重要組成部分。據(jù)國(guó)外咨詢(xún)機(jī)構(gòu)估計(jì)，ELN的潛在用戶(hù)中有超過(guò)３５％已經(jīng)部署或正在部署ELN，這其中大部分機(jī)構(gòu)的用戶(hù)數(shù)都超過(guò)了500.

ELN的應(yīng)用，對(duì)實(shí)驗(yàn)室的研發(fā)模式帶來(lái)了巨大的改變。作為兼具管理性和工具性特色的軟件，ELN的實(shí)施需要滿足多個(gè)不同層次用戶(hù)的需求。研究人員是ELN最頻繁的使用者，要滿足其記錄各種實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的需求，數(shù)據(jù)分析人員需要能充分地利用記錄的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)，研發(fā)部門(mén)的管理人員期望系統(tǒng)能提高研究人員的工作效率，項(xiàng)目的決策層，也就是提供錢(qián)的，則會(huì)考慮如何能減少系統(tǒng)總的開(kāi)銷(xiāo)，提升研發(fā)的管理水平。

ELN實(shí)施怎樣才算成功？

這個(gè)問(wèn)題取決于你問(wèn)的誰(shuí)，以及回答問(wèn)題的人對(duì)成功的定義。從軟件實(shí)施的角度講，把握不同的需求和利益相關(guān)者的期望是項(xiàng)目能成功的關(guān)鍵。

搞技術(shù)的人往往目的會(huì)比較單純一些，例如研究人員和技術(shù)管理人員可能就是期望他們通過(guò)ELN能夠更好更快地工作，對(duì)軟件能快點(diǎn)上手，而不是整天琢磨這軟件該怎么去用。具體來(lái)講，一線的實(shí)驗(yàn)人員期望能更快地創(chuàng)建和編輯的實(shí)驗(yàn)，更重要的是，能與其他人共享和重用實(shí)驗(yàn)，同時(shí)系統(tǒng)能與日常使用的其他信息系統(tǒng)整合（LIMS系統(tǒng)，樣品注冊(cè)系統(tǒng)、儀器設(shè)備管理系統(tǒng)、試劑庫(kù)存系統(tǒng)、科學(xué)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)），避免要把一些信息拷貝來(lái)拷貝去的復(fù)制粘貼之苦。技術(shù)管理人員則期望借助ELN能夠?qū)ρ邪l(fā)項(xiàng)目的進(jìn)展有更直觀的了解，能夠跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，最好能給員工績(jī)效考核提供點(diǎn)數(shù)據(jù)資料。

對(duì)于運(yùn)營(yíng)層面上的管理人員來(lái)說(shuō)，對(duì)項(xiàng)目的期望卻有點(diǎn)含混不清。當(dāng)然，從大的方面來(lái)說(shuō)，當(dāng)初上ELN目的也就是為了提高研發(fā)的效率和優(yōu)化流程。抓運(yùn)營(yíng)的領(lǐng)導(dǎo)一般都是管錢(qián)的，所以最直接的判斷標(biāo)準(zhǔn)就是投資回報(bào)比（ROI），ROI=投資所得利潤(rùn)/投資總額*100%,以時(shí)間為周期計(jì)算。

從投入上來(lái)講，ELN總投資不僅包括購(gòu)買(mǎi)硬件和軟件，還包括項(xiàng)目的實(shí)施費(fèi)用，培訓(xùn)費(fèi)用，運(yùn)維費(fèi)用。從定性的角度講，哪些方面能節(jié)省成本增加效率我們都能說(shuō)出一二三來(lái)，但如果說(shuō)到定量，并不是件簡(jiǎn)單的事。例如下面這些衡量標(biāo)準(zhǔn)：

  ? 項(xiàng)目總體效益的提升（“相比以前研究人員是不是可以完成更多的實(shí)驗(yàn)了，從實(shí)驗(yàn)數(shù)量上衡量”）

  ? 個(gè)人效率的提高（“研究人員用在科研上的時(shí)間更多了，在數(shù)據(jù)整理，報(bào)告方面是不是減少時(shí)間了？”）

  ? 縮短項(xiàng)目?jī)?nèi)部的周轉(zhuǎn)時(shí)間（“項(xiàng)目從一個(gè)階段進(jìn)入下一個(gè)階段所需的時(shí)間，例如催化劑從制備到小試評(píng)價(jià)的時(shí)間，再到中試的時(shí)間”）

  ? 減少重復(fù)工作（“是不是減少了很多不必要的重復(fù)實(shí)驗(yàn)，這些實(shí)驗(yàn)都是要消耗人工和物資的”）

  ? 數(shù)據(jù)和信息傳遞與收集效率提高（“對(duì)研發(fā)數(shù)據(jù)是不是更快捷地獲取，編寫(xiě)專(zhuān)利時(shí)搜集信息的時(shí)間是不是減少了”）

  ? 信息系統(tǒng)的使用情況（用了ELN后是不是原有的某些系統(tǒng)可以淘汰了，無(wú)疑這樣是可以省錢(qián)的）

影響ROI的幾個(gè)重要因素

上文說(shuō)到評(píng)判ELN是否成功可以通過(guò)ROI去衡量，為了提高這些ROI指數(shù)，我們需要注意有哪些因素會(huì)對(duì)ROI產(chǎn)生影響。這里總結(jié)了五個(gè)方面供大家參考。

  ? 項(xiàng)目所處的軟硬件環(huán)境

這里的硬環(huán)境是指系統(tǒng)服務(wù)器的配置，網(wǎng)絡(luò)性能、以及備份安全措施，前兩者將極大地制約軟件運(yùn)行的效率，影響用戶(hù)的使用感受；后者則是一個(gè)基本的安全保障，實(shí)驗(yàn)記錄系統(tǒng)不同于其他的信息系統(tǒng)，每一個(gè)撰寫(xiě)電子記錄的人都會(huì)提及安全性這個(gè)問(wèn)題，解決后顧之憂是所有一切的基礎(chǔ)。其實(shí)在IT技術(shù)與設(shè)備飛速發(fā)展的年代，硬環(huán)境雖然重要但一般解決起來(lái)并不棘手，比較容易出問(wèn)題的是軟環(huán)境。

這里軟環(huán)境最重要的一個(gè)方面是在項(xiàng)目的早期應(yīng)該甄選合適的ELN目標(biāo)用戶(hù)群。在我們的經(jīng)驗(yàn)中，很少有客戶(hù)讓所有的人員一下全用上ELN，怎么說(shuō)也得分批分期來(lái)吧，這是方法論的問(wèn)題，這里不再細(xì)講。所謂合適的用戶(hù)群，要從人員本身的素養(yǎng)和態(tài)度，以及所負(fù)責(zé)的工作來(lái)定位的，目的就是確保軟件的使用給組織帶來(lái)的變化影響最小。這方面的工作還在于協(xié)調(diào)相關(guān)的工作流程，確保也能滿足一些非直接用戶(hù)的需要，這些人雖然不具體使用ELN，但萬(wàn)萬(wàn)不可忽視，諸如負(fù)責(zé)管理實(shí)驗(yàn)記錄檔案的人，法務(wù)部門(mén)處理專(zhuān)利的人的要求，否則小心你做出來(lái)的東西被一票否決，更談不上什么ROI了。

  ? 實(shí)驗(yàn)的創(chuàng)建與數(shù)據(jù)記錄的便利

人員選定之后，我們不能指望這些人立馬成為你的鐵桿粉絲，好是好的，壞也變成好的。粉絲也是需要去精心呵護(hù)的。我們需要對(duì)粉絲們做什么工作，有什么想法和愛(ài)好做詳盡的了解，并把他們的所想所需體現(xiàn)在系統(tǒng)中，讓他們覺(jué)得他們的意見(jiàn)很重要，系統(tǒng)確實(shí)給他們帶來(lái)了好處，每一個(gè)細(xì)節(jié)都要照顧到，例如盡量讓他們選擇，不要去輸入，能自動(dòng)化計(jì)算的盡量自動(dòng)化，導(dǎo)出的報(bào)告要精美一點(diǎn)等等。

  ? 部門(mén)間的合作水平的提升

研發(fā)組織中的部門(mén)合作是廣泛存在的。也許身在其中的人不覺(jué)得，但有合作就必然存在工作流。如果僅僅是將紙質(zhì)記錄本改成電子版的并不能完全體現(xiàn)電子實(shí)驗(yàn)記錄的價(jià)值。實(shí)現(xiàn)電子化后，以前很多基于紙面的工作流自然而然可以在ELN中更方便地實(shí)現(xiàn)，并且能夠做到流程驅(qū)動(dòng)的同時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)上的關(guān)聯(lián)，這也是體現(xiàn)ELN更深價(jià)值的地方。

  ? 系統(tǒng)的集成化程度

盡管ELN系統(tǒng)對(duì)研究機(jī)構(gòu)的工作方式和數(shù)據(jù)管理方式帶來(lái)變革性的影響，但ELN畢竟也只是實(shí)驗(yàn)室信息管理中一個(gè)組成部分，它不可能覆蓋到實(shí)驗(yàn)室所有的需求。因此，ELN需要能與LIMS（實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)），SDMS（科學(xué)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)）、CDS（色譜數(shù)據(jù)系統(tǒng)）、RS（樣品注冊(cè)系統(tǒng)）等系統(tǒng)集成才能取得收益倍增的效果。

  ? 研發(fā)的精細(xì)化管理

ELN中保存的數(shù)據(jù)分為兩種類(lèi)型，一類(lèi)是研究人員撰寫(xiě)的實(shí)驗(yàn)記錄，還有一類(lèi)是關(guān)于這些實(shí)驗(yàn)記錄的元數(shù)據(jù)。實(shí)驗(yàn)記錄中的數(shù)據(jù)可以供數(shù)據(jù)分析，用于提升實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。而元數(shù)據(jù)則可以用于管理，達(dá)到精細(xì)化管理的目的。也只有通過(guò)這些元數(shù)據(jù)，才能得出在前文所述的那些ROI指標(biāo)。大家知道，研發(fā)不同于生產(chǎn)，在管理上的量化是件很令人頭疼的事。如果能提升管理水平，將領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的報(bào)表快速準(zhǔn)確實(shí)時(shí)地呈現(xiàn)出來(lái)，對(duì)于獲得管理層的肯定必然是十分有益的。

ELN中典型的元數(shù)據(jù)包括：

  ? 創(chuàng)建的實(shí)驗(yàn)記錄數(shù)

  ? 完成一個(gè)實(shí)驗(yàn)的平均時(shí)間（從實(shí)驗(yàn)創(chuàng)建開(kāi)始到實(shí)驗(yàn)簽字結(jié)束）

  ? 實(shí)驗(yàn)記錄編號(hào)/名稱(chēng)

將上述信息結(jié)合實(shí)驗(yàn)記錄中的核心數(shù)據(jù)就會(huì)變得更有意義。例如：

  ? 目標(biāo)樣品

  ? 所用的試劑原料

  ? 部門(mén)

  ? 開(kāi)發(fā)階段

將這兩組數(shù)據(jù)的匯總就能得到更具有意義的結(jié)果：

完成某個(gè)配方消耗了多少原料？

完成某個(gè)配方做了多少次實(shí)驗(yàn)？

完成某個(gè)配方投入了多少人員？

某個(gè)催化劑工藝研究花了多長(zhǎng)時(shí)間？

通過(guò)ELN系統(tǒng)收集這些數(shù)據(jù)變得非常簡(jiǎn)單。對(duì)這些數(shù)據(jù)挖掘的價(jià)值在評(píng)價(jià)在研項(xiàng)目和開(kāi)展新項(xiàng)目評(píng)估時(shí)都是十分有益的。

如果在ELN的實(shí)施過(guò)程中將以上幾點(diǎn)考慮到，將大大提高項(xiàng)目的成功率。

本文參考了Bennett Lass的文章，在此表示感謝。