從實(shí)驗(yàn)室的單機(jī)版色譜軟件過渡到網(wǎng)絡(luò)版是一個(gè)巨大的進(jìn)步，首先實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集中存儲，提高了合規(guī)性，數(shù)據(jù)的處理與交互更為便利，也更加容易實(shí)現(xiàn)色譜數(shù)據(jù)處理過程中的電子化工作流程。類比而言，采用eInfotree的Excel也相當(dāng)于將單機(jī)版的Excel升級到了網(wǎng)絡(luò)版的Excel，保留了Excel作為強(qiáng)大的終端計(jì)算處理工具的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)了Excel的合規(guī)。所有受控后的電子表格中輸入數(shù)據(jù)都保存在數(shù)據(jù)庫中，從而使得不同人員之間，不同電子表格之間的數(shù)據(jù)交換更加方便。

有句玩笑話：Excel除了不能生孩子，其他的事情都能做。而做到什么程度則取決于使用者的功力。前段時(shí)間，一位非制藥行業(yè)的朋友找到我們咨詢電子表格合規(guī)軟件。由此帶來的業(yè)務(wù)機(jī)會沒有讓我們多么興奮，倒是我們非常奇怪為何這位朋友所處行業(yè)也會關(guān)注電子表格的使用合規(guī)。后來這位朋友給出的解釋讓我們恍然大悟，一方面他們是所在行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)驗(yàn)室，是具有公信力的檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)。而要具有公信力，對于實(shí)驗(yàn)記錄的審計(jì)追蹤也自然就是一個(gè)基本的要求，另一方面，實(shí)驗(yàn)室里也長期使用電子表格作為自動化的數(shù)據(jù)處理工具，也感受到Excel本身所具有的靈活性和強(qiáng)大。數(shù)據(jù)記錄范圍發(fā)生變化，數(shù)據(jù)處理方法進(jìn)行調(diào)整，Excel模板都能很方便地調(diào)整到位。

今天這里講的一個(gè)例子是一家生產(chǎn)藥用輔料的企業(yè)，主要的產(chǎn)品都做出口。2018年首次找到我們時(shí)主要的需求在于電子表格的合規(guī)，但在溝通的過程中，我們又發(fā)現(xiàn)合規(guī)似乎是個(gè)次要需求：在合規(guī)的掩護(hù)下，利用電子表格強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，提升效率，節(jié)省時(shí)間，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)自動化才是真正的核心需求，最終的展現(xiàn)成果是無紙化的批記錄，因?yàn)槲覀儼l(fā)現(xiàn)用戶對eInfotree展現(xiàn)的跨多個(gè)表格文件的數(shù)據(jù)提取匯總功能表現(xiàn)出非常濃烈的興趣。

一路向北，朔風(fēng)猛烈，但天朗氣清。在這個(gè)距內(nèi)蒙不遠(yuǎn)，地廣人稀的地方，一層的小平房，我們見到了堆積如山的紙質(zhì)記錄單，還有辦公室里此起彼伏的計(jì)算器的按鍵音。直到現(xiàn)在，我們?nèi)匀荒芑貞浧鹣挛缢狞c(diǎn)隔壁辦公室計(jì)算器偶然響起的一段段音樂鈴聲?？吹饺绱硕嗟募堎|(zhì)單據(jù)，我們大概明白了此行的意義。這些數(shù)據(jù)記錄表都設(shè)計(jì)得很復(fù)雜，以我對電子表格認(rèn)知，我的第一反應(yīng)是會用Word去設(shè)計(jì)這些表單，然后打印出來。后來發(fā)現(xiàn)所有的表單對應(yīng)的電子版都是用Excel做的。這似乎超出了我的認(rèn)知，曾經(jīng)一直認(rèn)為Excel適合做規(guī)范化的表格數(shù)據(jù)的處理，直到見到他們設(shè)計(jì)的各種表格，從此我堅(jiān)信Excel能做出任何Word能做出的復(fù)雜表格。也正是因?yàn)樵醋杂贓xcel表格，所以他們自己也曾在半年前嘗試用Excel模板實(shí)現(xiàn)計(jì)算的自動化。但在制作的過程中，一方面自身Excel水平有限，另一方面對跨表數(shù)據(jù)的提取和匯總一籌莫展，最后還發(fā)現(xiàn)Excel本身沒有合規(guī)的審計(jì)追蹤機(jī)制。作為生產(chǎn)記錄，雖說不是藥品，但是基本的電子記錄合規(guī)還是要遵守的，而且經(jīng)常會有國外廠商來做審計(jì)，因?yàn)檫@幾個(gè)原因?qū)е屡涗洘o紙化的工程被喊停。相比后來去的附近一家大規(guī)模制藥企業(yè)，其表格模板都采用Word制作，在起點(diǎn)上就比這家公司差得多，對于電子表格的理解也十分膚淺。雖然他們在小縣城，但他們的這種理念著實(shí)難得。

客戶的需求分為兩方面，一方面是合規(guī)的要求，即要求采用的Excel電子記錄有審計(jì)追蹤，權(quán)限控制，以及電子簽名的功能。另一方面是提高生產(chǎn)效率，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，降低風(fēng)險(xiǎn)的需求。我們曾經(jīng)一度以為合規(guī)的要求是第一位的，但深入了解下來，對于一家勞動密集型的，又不是受法規(guī)嚴(yán)格監(jiān)管的企業(yè)而言，降低成本， 減員增效恐怕是最核心的需求。對于第一個(gè)需求，我這里不做詳細(xì)說明，因?yàn)槎际莈Infotree軟件的固有功能，而且也很容易理解。相對而言，數(shù)據(jù)完整性，合規(guī)是國內(nèi)企業(yè)普遍面臨的問題。合規(guī)與效率往往是一對矛盾體。合規(guī)水平做得高，一般會導(dǎo)致效率的下降。所以絕大部分的企業(yè)都盡量保持最低水平的合規(guī)，即符合法規(guī)和審計(jì)的要求。就這個(gè)項(xiàng)目而言，最終卻做到了合規(guī)與效率的高度一致。Excel合規(guī)之后，所有填入的數(shù)據(jù)都保存在數(shù)據(jù)庫中，由此帶來表格之間數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，跨表數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，綜合報(bào)表的巨大便利。

用戶的需求在于將生產(chǎn)的各個(gè)工序記錄以及生產(chǎn)過程中的臺賬進(jìn)行無紙化，自動化。生產(chǎn)的每個(gè)工序都有一張到多張不同的Excel表格記錄模板。工人們此前就拿著打印好的A4紙質(zhì)記錄在現(xiàn)場填寫。無紙化并不僅僅意味著只是將筆寫記錄轉(zhuǎn)換到鍵盤輸入，在記錄的過程中客戶也要求實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)主要的功能，旨在為操作工人降低勞動強(qiáng)度，降低錯誤出現(xiàn)的概率。

   ?  各種計(jì)算的自動化和數(shù)據(jù)的有效性驗(yàn)證，例如密度體積重量的換算，物料的分類消耗匯總，數(shù)據(jù)填寫順序限定，級聯(lián)菜單，生產(chǎn)總數(shù)統(tǒng)計(jì)。

   ?  避免信息的重復(fù)錄入。第一步工序中錄入的產(chǎn)品附屬信息，在后續(xù)的工序步驟中需要自動帶入。此前我們注意到各個(gè)工序的紙質(zhì)單據(jù)的前半部分都需要工人填寫批次產(chǎn)品的相關(guān)信息。一個(gè)批次的產(chǎn)品持續(xù)生產(chǎn)十多天。單個(gè)批次生產(chǎn)的過程中需要填寫的記錄紙也有幾百張，每張都需要重復(fù)地填寫產(chǎn)品的批次信息，既增加了勞動強(qiáng)度，也加大了出錯的概率。最終的設(shè)計(jì)是，只要在第一步產(chǎn)品批次信息注冊的模板中填寫完成，后續(xù)的工序中，工人只需要填寫對應(yīng)批號，其他的信息會自動補(bǔ)充完整。

   ?  工作協(xié)同。工作協(xié)同一方面是記錄的簽批流程，另一方面是生產(chǎn)操作人員與品控員的數(shù)據(jù)交換。生產(chǎn)操作工在生產(chǎn)表中填寫完產(chǎn)品箱號等信息，也就是待檢品信息，品控人員輸入相應(yīng)的班號，能自動從服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中讀入操作工填寫完的待檢箱號，檢測完成評級后，品控人員在記錄表格中填寫記錄并保存后。操作工通過電子表格界面的控件按鈕能獲取對應(yīng)每一個(gè)箱號的等級評定信息。

   ?  數(shù)據(jù)自動實(shí)時(shí)匯總。每個(gè)批次生產(chǎn)完，都會要求對批次生產(chǎn)過程中的各種物料消耗，合格品重量，不合格品重量，邊角料進(jìn)行物料平衡計(jì)算。采用紙質(zhì)記錄單的時(shí)候，這些數(shù)據(jù)分散在數(shù)百張紙質(zhì)記錄單上。為了進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算與統(tǒng)計(jì)，需要專門的人員從大量的紙質(zhì)記錄單中摘取數(shù)據(jù)用計(jì)算器進(jìn)行計(jì)算。一個(gè)批次的計(jì)算往往需要一個(gè)人花上幾天的時(shí)間才能完成。

以上4點(diǎn)需求，第一點(diǎn)的需求最不起眼，但其實(shí)是最基礎(chǔ)的，覆蓋用戶需求最多的，利用Excel本身就能夠輕易實(shí)現(xiàn)，如果需要更改計(jì)算方法或邏輯，也只需要菜單操作用戶自己就可以完成。

下面簡單舉幾個(gè)例子說明：

數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證

用戶要求輸入的批號只能是11位或者13位，否則不允許輸入。采用自定義的數(shù)據(jù)有效性，用簡單的Or和Len函數(shù)組合就可以非常容易實(shí)現(xiàn)。

下面一張表格要求工人在矩形區(qū)域中依次填入箱號。在箱號輸入的時(shí)候，要求是以1為單位遞增輸入，而且要求不能有重復(fù)值，用數(shù)據(jù)有效性的自定義功能和條件格式能做到非常好的效果。如果有重復(fù)值，Excel會自動將重復(fù)值以明顯底色標(biāo)識。輸入值與上一個(gè)值相差不為1，則無法輸入。與之相比，用一些大型系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)起來沒有那么容易，改起來更加不方便。

按條件分類匯總

對某個(gè)班次消耗的物料進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，以物料代碼的尾數(shù)為標(biāo)識進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，例如以K結(jié)尾的物料消耗匯總到消耗重量1，以S結(jié)尾的物料匯總到消耗總量2。

強(qiáng)制按固定順序輸入數(shù)據(jù)

對于一個(gè)檢驗(yàn)記錄的各個(gè)部分，填寫下一個(gè)模塊時(shí)，上一個(gè)模板必須填寫完畢才能進(jìn)行。例如下面圖示中的綠色框部分，只能在紅色框中的待填區(qū)域全部填寫完才能填寫。更進(jìn)一步，還能限定一個(gè)模塊內(nèi)各個(gè)單元格之間的填寫順序。如何實(shí)現(xiàn)呢，不用編寫任何代碼，采用Excel自帶的數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證就能做到。

標(biāo)準(zhǔn)自動匹配與判斷

用戶其中一個(gè)需求是根據(jù)產(chǎn)品名稱和產(chǎn)品規(guī)格自動匹配判斷標(biāo)準(zhǔn)。此前這些判斷標(biāo)準(zhǔn)都在紙上，而且產(chǎn)品和規(guī)格分類非常龐雜導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)也十分多樣，工作人員需要對著標(biāo)準(zhǔn)表去查找。采用電子表格以后，將判斷標(biāo)準(zhǔn)按照下圖右側(cè)進(jìn)行表格化處理，就能用Excel中的Vlookup函數(shù)進(jìn)行自動匹配了。這些檢測標(biāo)準(zhǔn)可以與檢測記錄放在同一個(gè)Sheet中，也可單獨(dú)放置一個(gè)sheet,一般建議采用后者。下圖中，在填入產(chǎn)品名稱和規(guī)格后，標(biāo)準(zhǔn)列中就自動會匹配對應(yīng)的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，”是否通過”列中則可采用條件格式進(jìn)行醒目的提示。

Excel作為強(qiáng)大的桌面工具，工作簿內(nèi)各工作表之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)自不用說，工作簿之間也能做到一定程度的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，但還談不上隨心所欲。桌面化的Excel并沒有真正提供一種分享數(shù)據(jù)的簡易通道，允許多個(gè)用戶協(xié)同工作，并能夠進(jìn)行一致的數(shù)據(jù)清洗和報(bào)告。當(dāng)然，這里只針對普通用戶而言，對于大神，飛花摘葉，皆可傷人。Excel甚至能用來做人臉識別。前文說到，eInfotree在滿足Excel合規(guī)要求的同時(shí)，還產(chǎn)生一個(gè)副產(chǎn)物，那就是所有單元格填入的數(shù)據(jù)都進(jìn)了數(shù)據(jù)庫，而填好的文件保存于文件服務(wù)器上。

跨Excel表格統(tǒng)計(jì)

對于前文的物料消耗按條件匯總示例，單張表格采用公式進(jìn)行匯總，而一個(gè)批次有數(shù)百張這樣的表格。想要分別統(tǒng)計(jì)一個(gè)批次總的消耗重量1和消耗重量2，則對應(yīng)每張Excel表還要包含批號信息。Excel填寫完保存時(shí)，消耗重量1和消耗重量2的值將自動與批號關(guān)聯(lián)。由于所有Excel中填寫的數(shù)據(jù)都是采用結(jié)構(gòu)化存儲，在數(shù)據(jù)庫端建立好視圖后，就可以自動得出數(shù)百張Excel表單的匯總結(jié)果。這種匯總可以做到實(shí)時(shí)的效果，即有新的Excel記錄表格填寫完畢，那么匯總的數(shù)值能自動更新。

在跨表數(shù)據(jù)匯總方面，還有一個(gè)典型的應(yīng)用。即對涉及多個(gè)批次的電子表格檢驗(yàn)記錄進(jìn)行匯總。下圖中右側(cè)的多個(gè)Excel文件分別對應(yīng)不同批次的檢驗(yàn)記錄。每個(gè)文件中包含批號，平均含量和RSD。 采用eInfotree合規(guī)軟件后，這些數(shù)據(jù)也都集中存儲到了數(shù)據(jù)庫中，便于匯總提取。

通過Power BI可以直接查看存儲在SQL server中的數(shù)據(jù)，并生成圖表。如果新增了批檢驗(yàn)記錄表，這些記錄和圖也都會自動更新到報(bào)表中。

即便后臺沒有數(shù)據(jù)庫之城，Excel自帶的 PowerQuery也十分強(qiáng)大，能匯總多種不同數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)，但大多建立在需要匯總的電子表格文件已經(jīng)存在的前提下。

Excel表格之間的數(shù)據(jù)交換

對應(yīng)第3點(diǎn)的需求，操作人員在設(shè)計(jì)好的表格中填入批號、對應(yīng)的班次號，以及待檢的箱號，保存即可。品控人員選擇品控記錄模板，填入批號和與操作人員一致的班次號，點(diǎn)擊頁面按鈕即可獲取待檢的箱號。品控人員將箱號對應(yīng)結(jié)果填入保存。操作人員通過點(diǎn)擊模板的”取回結(jié)果”按鈕即可獲得每一箱的檢測結(jié)果。完成這一場景的核心在于數(shù)據(jù)集中存儲在服務(wù)器上，數(shù)據(jù)庫成為數(shù)據(jù)交換的中心。

其他的一些合規(guī)功能，例如保存表格時(shí)強(qiáng)制按命名規(guī)則命名，保存路徑自動按規(guī)則生成不可更改，都使得工人傻瓜式操作成為可能。合規(guī)后的Excel用作各種臺賬記錄更是得心應(yīng)手，節(jié)省大量的人力勞動，減少出錯概率。中國的制藥企業(yè)踏踏實(shí)實(shí)把電子表格用好，就能前進(jìn)一大步。