國家藥品監(jiān)督管理局食品藥品審核查驗(yàn)中心在11月發(fā)布了《生物等效性試驗(yàn)電子化記錄技術(shù)指南》的征求意見稿。指南中對(duì)醫(yī)院中進(jìn)行的臨床試驗(yàn)和樣本采集后的檢測實(shí)驗(yàn)室的電子記錄系統(tǒng)提出了非常具體而詳細(xì)的要求。早在多年前，國內(nèi)不少GLP實(shí)驗(yàn)室就已經(jīng)開始嘗試采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行管理，其中最多就是ELN(電子化的實(shí)驗(yàn)記錄本)。相比化學(xué)合成等早期研發(fā)電子實(shí)驗(yàn)記錄系統(tǒng)如今遍地開花的盛況，ELN在GLP實(shí)驗(yàn)室卻鮮有成功的案例。本文試圖對(duì)這一現(xiàn)象做一剖析。

 ●  電子化記錄系統(tǒng)的目標(biāo)

據(jù)統(tǒng)計(jì)，實(shí)驗(yàn)室的工作人員平均要把超過25%的時(shí)間花在一些沒有附加值的數(shù)據(jù)匯總，謄抄，格式化以及瑣碎的文檔工作上。例如在數(shù)據(jù)匯總時(shí)將數(shù)據(jù)復(fù)制粘貼到Excel中進(jìn)行計(jì)算和制圖，然后格式化后再粘貼到PowerPoint演示文稿或者Word中，用于項(xiàng)目會(huì)議。

基于此，我們首先要認(rèn)識(shí)到，用于實(shí)驗(yàn)室的電子記錄系統(tǒng)并不是純粹的信息管理系統(tǒng)，應(yīng)該還有很濃厚的工具型軟件特點(diǎn)。所以，除了考慮管理層的管理要求以及質(zhì)量要求，對(duì)實(shí)驗(yàn)人員的友好度以及可用性方面也非常重要，否則會(huì)降低實(shí)驗(yàn)室的工作效率甚至被實(shí)驗(yàn)人員強(qiáng)烈排斥。

下圖是一份國外調(diào)研實(shí)驗(yàn)室人員對(duì)電子實(shí)驗(yàn)記錄系統(tǒng)的期待，雖然這份調(diào)查并非專門針對(duì)GLP實(shí)驗(yàn)室。但仍然可以代表實(shí)驗(yàn)室最普遍的需求。

上圖中對(duì)電子實(shí)驗(yàn)記錄系統(tǒng)的目標(biāo)的贊同程度從高到低依次是：

1.    提高實(shí)驗(yàn)室效率和產(chǎn)能(1.71)

2.    協(xié)作和知識(shí)分享（0.89）

3.    信息/數(shù)據(jù)歸檔（0.58）

4.    知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)（0.54）

5.    提高合規(guī)性（0.54）

6.    優(yōu)化數(shù)據(jù)組織（0.45）

7.    提高數(shù)據(jù)質(zhì)量(0.41)

8.    替代紙質(zhì)記錄(0.3)

9.    運(yùn)行一致性(0.18)

10. 減少開銷(0.14)

從這份期望分值圖來看，采訪者收集到的應(yīng)該是來自于實(shí)驗(yàn)室不同層次的人員的意見。其中排在第一項(xiàng)的“提高實(shí)驗(yàn)室效率和產(chǎn)能”（其得分值遠(yuǎn)高于其他需求）應(yīng)該是管理者和分析人員重合度最高的需求，也是實(shí)驗(yàn)室電子記錄系統(tǒng)需要首先要考慮的問題。

實(shí)驗(yàn)人員希望電子記錄系統(tǒng)能幫助他們解決數(shù)據(jù)管理方面的挑戰(zhàn)，而不只是簡單的紙質(zhì)替代（期望值是0.3），讓他們把更多的時(shí)間放在研發(fā)工作上。同樣，對(duì)于公司來說，也希望做到這一點(diǎn)——“提高實(shí)驗(yàn)室效率和產(chǎn)能”自2005年以來一直是ELN項(xiàng)目的首要目標(biāo)。

排在第二位的則是“協(xié)作和知識(shí)分享”，其實(shí)協(xié)作與知識(shí)分享也是提高實(shí)驗(yàn)室效率和產(chǎn)能的一種方法。第3項(xiàng)到第7項(xiàng)得分相近，在分類上更貼近管理和質(zhì)量上的要求。綜合來看，一個(gè)好的電子記錄系統(tǒng)首先要滿足提高人員效率，具體來說包括記錄填寫和復(fù)核的效率，數(shù)據(jù)查找的效率，數(shù)據(jù)提取，匯總，分析的效率，以及降低出錯(cuò)率帶來的質(zhì)量管理提升。

盲目追求無紙化是一種舍本逐末，對(duì)目的與工具區(qū)分不清的行為。

 ●  失敗的教訓(xùn)

從最近幾年GLP實(shí)驗(yàn)室上電子實(shí)驗(yàn)記錄系統(tǒng)的實(shí)踐上，失敗的概率非常高。信息系統(tǒng)失敗的原因很多，筆者這里只談其中的幾個(gè)原因。

1.    合規(guī)上欠缺

一些針對(duì)研發(fā)的ELN,忽視了GLP實(shí)驗(yàn)室對(duì)于合規(guī)上的嚴(yán)格要求，在審計(jì)追蹤的范圍和粒度上有所不足，導(dǎo)致一些紙質(zhì)上更改需要簽字留痕的地方在電子系統(tǒng)上反而能方便更改且難以發(fā)現(xiàn)，這不僅導(dǎo)致合規(guī)上的不足，也導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理方面的SOP無法執(zhí)行。而更有些ELN，在管理端的操作上幾乎看不到審計(jì)信息。

還有一個(gè)難以言表的事實(shí)是，一些企業(yè)內(nèi)部本身操作合規(guī)性不夠，完全電子化的記錄會(huì)將此前不合規(guī)的操作方式都反應(yīng)出來，急于用電子化記錄無異于自曝家丑。

2.    功能上無法滿足需求

GLP實(shí)驗(yàn)室往往涉及的分析儀器眾多，產(chǎn)生大量的格式不一的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)往往需要從來源端經(jīng)過抽?。‥xtract）、轉(zhuǎn)換（Transform）、加載（Load）至目的端的過程，再進(jìn)行各種復(fù)雜的分析和統(tǒng)計(jì)。不同的客戶，不同項(xiàng)目更增加了問題的復(fù)雜性，而很多的ELN在數(shù)據(jù)的ETL方面比較薄弱，無法在這些環(huán)節(jié)提供有效助力。僅僅是從紙換到玻璃屏幕，讓實(shí)驗(yàn)人員覺得聊勝于無。

在另一方面，eLN甚至起了反作用。一些公司在過往利用Excel電子表格開發(fā)了大量自動(dòng)化數(shù)據(jù)處理工具,卻無法在新的eLN系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)功能替換，導(dǎo)致工作效率嚴(yán)重下降，沒有對(duì)比就沒有傷害，加劇了抵觸心理，最終導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。

3. 物理?xiàng)l件不具備

電子實(shí)驗(yàn)記錄系統(tǒng)雖然是一套純軟件，但既然是實(shí)驗(yàn)記錄軟件而不是普通的辦公軟件且要符合GxP領(lǐng)域數(shù)據(jù)可靠性的要求，必然與實(shí)驗(yàn)室的各種業(yè)務(wù)場景深度融合。一些實(shí)驗(yàn)室由于最近幾年發(fā)展過快，本來實(shí)驗(yàn)室就已經(jīng)十分擁擠，臺(tái)面上再放進(jìn)去一臺(tái)電腦就無法完成正常的實(shí)驗(yàn)操作了。而不放電腦，如何進(jìn)行電子記錄，且記錄的及時(shí)性如何保證呢？

如果放平板，雖然體積小了，但戴手套觸摸屏并不方便操作，屏幕軟鍵盤輸入只能臨時(shí)替補(bǔ)，長期這樣使用必然嚴(yán)重降低一線人員的工作效率，與降本增效的愿景背離。

除了能直接連接電腦的儀器設(shè)備能保證電子記錄的平滑過渡，其他原來需要手寫的記錄，電子化并不會(huì)帶來什么好處，反而記錄及時(shí)性無法保證，便利性也大打折扣。

4. 未進(jìn)行分階段建設(shè)，妄圖畢其功于一役，一下子達(dá)到完美境界。

一些用戶被廠家的過度宣傳所誤導(dǎo)。這里主要是一些國外的大廠，會(huì)把國外某些用戶的案例拿到國內(nèi)宣傳，似乎一切臻于完美。但你看到的東西，可能是別人花了百萬甚至千萬美元，幾年時(shí)間才達(dá)到的效果。這里面除了錢的問題，時(shí)間也是十分關(guān)鍵的因素。一些老板把軟件當(dāng)硬件看待，甚至廠房剛建好，就如果購買硬件一樣，以為把最好的軟件也都買上，都是大品牌，可以彎道超車。軟件去彎道超車，結(jié)果可能就是翻車。新建的廠房，立刻把QMS ，DMS，LIMS，WMS全上馬，那就等著一年之后全部推倒重來。

 ●  從成功的案例出發(fā)

在GLP實(shí)驗(yàn)室數(shù)字化轉(zhuǎn)型上，不得不說Charles River Lab ，從2020年開始，截止到2022年，“查爾斯河(Charles River Labs ，CRL)實(shí)驗(yàn)室已經(jīng)實(shí)施并使用電子表格合規(guī)軟件超過2年了。合規(guī)化使用的Excel已在集團(tuán)北美和歐洲的企業(yè)范圍內(nèi)部署，實(shí)施范圍包括Charles River的17個(gè)站點(diǎn)，在這些站點(diǎn)安裝了近7,000個(gè)桌面客戶端，采用集中式服務(wù)器模式。

正如其驗(yàn)證總監(jiān)Alain Fraser所描述的：

在我們的數(shù)字化轉(zhuǎn)型之旅中，電子表格合規(guī)軟件一直是一個(gè)有價(jià)值的工具，使我們的Excel電子表格符合21CFR Part 11，賦能我們的數(shù)據(jù)完整性計(jì)劃和治理。它為我們每人每年節(jié)省了幾十個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間，而以前我們需要驗(yàn)證計(jì)算、打印電子表格和應(yīng)用手寫簽名，然后歸檔和存儲(chǔ)所有紙質(zhì)記錄。電子表格合規(guī)化后還顯著提高了我們總體的審計(jì)效率，因?yàn)槲覀兊碾娮颖砀窨刂片F(xiàn)在是自動(dòng)化的，人為錯(cuò)誤的可能性較低。解決CAPA問題現(xiàn)在是一件輕而易舉的事情，因?yàn)殡娮颖砀窈弦?guī)系統(tǒng)的審計(jì)追蹤提供了任何更改的即時(shí)歷史和時(shí)間表。

此外，Charles River現(xiàn)在已經(jīng)開始將各種不同的紙質(zhì)表格（Word和PDF類型的）轉(zhuǎn)換為Excel表格，這樣加快了他們實(shí)現(xiàn)無紙化環(huán)境的數(shù)字化工作，這樣做不僅進(jìn)一步提高了合規(guī)性，還實(shí)現(xiàn)了表格的電子審批，顯著減少了紙張使用，提高了表格處理、歸檔和保存的效率。總體而言，Charles River估計(jì)合規(guī)化后的電子表格在節(jié)省時(shí)間和精力方面降低了約20%的成本，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)完整性和合規(guī)性流程的自動(dòng)化。

在各種系統(tǒng)“泛濫“的時(shí)代，Charles River還選擇被廣為詬病的桌面版”Excel”作為其實(shí)驗(yàn)室數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主力，必然引起大家的困惑。對(duì)于Excel電子表格來說，雖說其在實(shí)驗(yàn)室自動(dòng)化和數(shù)據(jù)處理上功不可沒，甚至可以說應(yīng)用在企業(yè)運(yùn)營的方方面面，但數(shù)十年來卻屢屢被各種大型軟件所詬病。最常見的說法就是Excel是桌面級(jí)的軟件，面對(duì)產(chǎn)生的大量的各種零散的Excel文件管理起來非常困難。

從筆者來看，一方面是國外有用Excel實(shí)現(xiàn)信息化和自動(dòng)化的傳統(tǒng)。20年前，當(dāng)市面上沒有那么多系統(tǒng)可選，各種儀器軟件功能也比較簡陋的時(shí)候，為了提高工作效率，國外的藥企只能使用最熟悉的工具-MS Excel。實(shí)驗(yàn)室的科研人員，自主學(xué)習(xí)，成為了業(yè)余的Excel高手。結(jié)合自身的業(yè)務(wù)場景，他們把Excel應(yīng)用到了出神入化的境地，甚至用Excel完全實(shí)現(xiàn)了LIMS的所有功能。

另一方面Excel電子表格本身作為低代碼平臺(tái)來看，其不僅在數(shù)據(jù)處理方面功能強(qiáng)大，還可以被設(shè)計(jì)用來作為小型數(shù)據(jù)庫使用，用于實(shí)驗(yàn)室的各種日志和臺(tái)賬記錄，包括培訓(xùn)記錄，樣品耗材領(lǐng)用，校驗(yàn)校準(zhǔn)記錄等等。如果將Excel設(shè)計(jì)成表單，還可以用來驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)流程。

再一方面，作為一家頂級(jí)的CRO實(shí)驗(yàn)室，可以想象Charles River業(yè)務(wù)的高度動(dòng)態(tài)復(fù)雜性。面對(duì)不同的客戶，不同的項(xiàng)目，數(shù)據(jù)的種類，處理方法都會(huì)有很大的變化，市面上少有系統(tǒng)能應(yīng)付如此紛繁復(fù)雜的局面，即便能處理，修改或增加配置所需要的時(shí)間和費(fèi)用都會(huì)十分高昂。畢竟，很多專業(yè)化的系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商的依賴程度非常高，用戶自身只能處理簡單的問題。而對(duì)于Excel而言，不需要會(huì)VBA，能把公式用好就能解決大部分的難題，而Excel從初級(jí)到高級(jí)的的相關(guān)學(xué)習(xí)資料，資源極其豐富，社區(qū)力量強(qiáng)大。

可以說，Excel就是如今蔚然成風(fēng)的低代碼平臺(tái)的前身，其無窮無盡的功能，其廣泛適用性，易用性，可擴(kuò)展性都讓人難以割舍。在上大系統(tǒng)條件不成熟的情況下，采用電子表格進(jìn)行初步管理，不僅不是走彎路，在提高企業(yè)工作效率的同時(shí)，還能為數(shù)據(jù)的規(guī)范化，流程的梳理打下牢固的基礎(chǔ)。

Charles River在采用Excel合規(guī)化工具之后，沒有了合規(guī)方面的后顧之憂，啟用Excel電子表格這匹老馬，自然事半功倍。

與此相對(duì)的是，在人人都在談數(shù)字化的時(shí)代，筆者所到之處，一些企業(yè)可能連基本的Word和Excel都用不好，導(dǎo)致全員在文檔處理方面浪費(fèi)大量的時(shí)間，實(shí)在令人痛心。

WindSheet合規(guī)電子記錄與自動(dòng)計(jì)算系統(tǒng)是世界首個(gè)集在線電子表格，數(shù)據(jù)庫，文件管理，合規(guī)控制于一體的BS架構(gòu)系統(tǒng)，不僅繼承了Excel電子表格靈活易用的特點(diǎn)，還達(dá)到了醫(yī)藥行業(yè)合規(guī)化技術(shù)要求。系統(tǒng)采用安全的在線電子表格技術(shù)，集中管控所有的模板文件和表格文件，既完美解決了電子表格合規(guī)化使用的問題，又進(jìn)一步拓寬了電子表格在GxP領(lǐng)域的使用范圍。系統(tǒng)可一鍵導(dǎo)入已有的Excel電子表格文件，或在瀏覽器中在線設(shè)計(jì)或編輯電子表格模板，完全不依賴于本地的MS Excel運(yùn)行，并且增加了條碼生成，日期時(shí)間選擇器，單元格多級(jí)菜單等各種功能控件，青出于藍(lán)而勝于藍(lán)。

 ●  建議

筆者認(rèn)為，信息系統(tǒng)牽涉的人越多，越要保守起見，可以小步快跑，步子切記邁的太大。

GLP實(shí)驗(yàn)室的記錄種類多樣。除了儀器生成的電子化原始記錄，還有實(shí)驗(yàn)記錄，以及各種臺(tái)賬，流程表單，輔助記錄等等。建議從臺(tái)賬和輔助型的記錄著手，而不要執(zhí)著于首先實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)記錄的電子化，因?yàn)檫@些輔助記錄對(duì)實(shí)時(shí)記錄的要求沒有實(shí)驗(yàn)記錄那么高，同時(shí)又作為輔助信息被各種實(shí)驗(yàn)用到，查詢的需求比較多，電子化的優(yōu)勢很快就能體現(xiàn)出來。同時(shí)建議采用Hybrid模式（即紙質(zhì)和電子的混合模式），而不要追求全面的電子化。在條件具備的情況下，逐步擴(kuò)大電子化的范圍，至于剩下最后難啃的，就一直沿用紙質(zhì)記錄也未嘗不可，但可以將這些紙質(zhì)記錄錄入電子系統(tǒng)。

實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)就如同一個(gè)拼圖游戲。玩過這個(gè)游戲的都知道，首先應(yīng)該從邊上的拼圖開始，而不是從中間開始。

至于是不是最后一定要完全消滅紙，這倒是最不重要的。從文首的調(diào)查數(shù)據(jù)來看，替代紙的比率只有0.14，是所有期望值中最低的。在實(shí)驗(yàn)室，沒有多少人真正希望紙質(zhì)記錄徹底消失。而且紙質(zhì)記錄在大部分沒有數(shù)據(jù)傳輸接口的場景下，記錄的便利性和及時(shí)性是電子記錄無法替代的。一些上了電子實(shí)驗(yàn)記錄的公司，甚至其研發(fā)人員隨身帶著小記錄本，在實(shí)驗(yàn)過程中先記錄在小本上，然后再謄抄到系統(tǒng)中。在這次的《生物等效性試驗(yàn)電子化記錄技術(shù)指南》征求稿中也提到了這種情況，但要求保存最開始的紙質(zhì)記錄，并要求電子記錄要與原始記錄一致。一些公司為了省事，或者便于管理，面對(duì)核查時(shí)隱瞞實(shí)際記錄中的紙質(zhì)過渡，聲稱是純粹的電子記錄，這種事情一方面難以自圓其說，也增加了出現(xiàn)問題的風(fēng)險(xiǎn)。