隨著監(jiān)管機(jī)構(gòu)對數(shù)據(jù)完整性越發(fā)重視，很多QA朋友都發(fā)現(xiàn)了這樣一個(gè)事實(shí)，近幾年偏差數(shù)量出現(xiàn)了逐年顯著上升的趨勢。究其原因，無非是在當(dāng)前數(shù)據(jù)可靠性大潮之下，原來可以暗地里處理掉的偏差，現(xiàn)在都得規(guī)規(guī)矩矩按流程來記錄了。這不只明顯增大了QA人員的日常工作量，如針對各偏差個(gè)案的調(diào)查、評級、審批、關(guān)閉等，還增加了不少的分析統(tǒng)計(jì)工作量。嗯，不同部門、不同時(shí)間段、不同類型、不同原因，還要分析趨勢，不少人應(yīng)該在季度偏差回顧或年度偏差回顧時(shí)頭都大了。效率稍高一點(diǎn)的，在Excel中使用組合排序、組合篩選的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，還有一些甚至在用手動計(jì)算的原始方式。

這都太Out了，不僅低效還常常出錯(cuò)。今天，筆者就為大家介紹如何巧用Excel的數(shù)據(jù)透視表功能來實(shí)現(xiàn)偏差趨勢分析。如果你還不知道什么是數(shù)據(jù)透視表，就實(shí)在太out了。

數(shù)據(jù)透視表是一種交互式的表，可以進(jìn)行某些計(jì)算，如求和與計(jì)數(shù)等。所進(jìn)行的計(jì)算與數(shù)據(jù)跟數(shù)據(jù)透視表中的排列有關(guān)。之所以稱為數(shù)據(jù)透視表，是因?yàn)榭梢詣討B(tài)地改變它們的版面布置，以便按照不同方式分析數(shù)據(jù)，也可以重新安排行號、列標(biāo)和頁字段。每一次改變版面布置時(shí)，數(shù)據(jù)透視表會立即按照新的布置重新計(jì)算數(shù)據(jù)。另外，如果原始數(shù)據(jù)發(fā)生更改，則可以更新數(shù)據(jù)透視表。

第一步：數(shù)據(jù)整理

首先，我們需要把所有的偏差的主要信息錄入到Excel表格中,這一步很關(guān)鍵，如果平時(shí)有做這方面的工作，那就可以省很多時(shí)間了。錄入時(shí)需要注意的是，對于需要做趨勢分析的項(xiàng)目務(wù)必要作為單獨(dú)的一行（列），例如：偏差時(shí)間、偏差所屬項(xiàng)目、偏差類型、偏差原因……

選中表格數(shù)據(jù)部分，點(diǎn)擊開始，選擇套用表格格式。

這一步，主要是為表格添加初步的數(shù)據(jù)篩選功能。

第二步：使用數(shù)據(jù)透視表處理數(shù)據(jù)

點(diǎn)擊插入，數(shù)據(jù)透視表，選擇數(shù)據(jù)透視圖和數(shù)據(jù)透視表。下面，筆者用兩個(gè)比較具有代表性的例子來進(jìn)行效果展示。

例一：偏差數(shù)量統(tǒng)計(jì)

例如，你想按年份進(jìn)行偏差分類匯總，則只需在右側(cè)數(shù)據(jù)透視圖字段選項(xiàng)中勾選年份，使用鼠標(biāo)拖動年份到圖例（軸）和值。更改值計(jì)數(shù)方式，單擊“計(jì)算項(xiàng)：年份”，右鍵選擇值字段設(shè)置，計(jì)算類型選擇“計(jì)數(shù)”。

簡單幾步，即可按年份統(tǒng)計(jì)出數(shù)據(jù)匯總表中的偏差數(shù)量。

例一圖

例二：多條件數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

如果想在之前按年進(jìn)行分類的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步按照產(chǎn)品，歸屬原因進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，也只需幾步簡單操作即可實(shí)現(xiàn)。

點(diǎn)擊插入，數(shù)據(jù)透視表，選擇數(shù)據(jù)透視圖和數(shù)據(jù)透視表，插入數(shù)據(jù)透視表到一個(gè)新表。

在數(shù)據(jù)透視圖字段中勾選“年份”、“歸屬原因”、“產(chǎn)品”字段。（實(shí)際操作根據(jù)個(gè)人需要勾選字段即可）。

調(diào)整字段順序。拖動歸屬原因到圖例和值，拖動年份和產(chǎn)品字段到軸。

就這樣，幾步勾選和拖拽，就可以輕松實(shí)現(xiàn)多條件的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

例二圖

第三步：數(shù)據(jù)分析

通過使用數(shù)據(jù)透視表，我們可以很輕易的計(jì)算出某類型偏差的數(shù)量、在總偏差數(shù)中所占的比例、以及隨時(shí)間變化的趨勢。在進(jìn)行偏差回顧時(shí)，可以直接引用數(shù)據(jù)透視表，輔以少量的文字歸納即可形成簡潔而充實(shí)的回顧報(bào)告，為所有相關(guān)人員改進(jìn)質(zhì)量工作提供直觀而準(zhǔn)確的依據(jù)。

結(jié)語

當(dāng)然，Excel無論用于偏差記錄還是偏差分析，都是GMP相關(guān)，其合規(guī)問題必定無法回避。

利用Excel能為提高工作效率帶來立竿見影的效果，投入成本低，適應(yīng)性強(qiáng)。實(shí)驗(yàn)室的信息化與自動化可以從Excel開始。eInfotree軟件能彌補(bǔ)Excel在GxP領(lǐng)域合規(guī)性上的差距，實(shí)現(xiàn)Excel的用戶訪問控制，審計(jì)追蹤，電子簽名，完全符合CFR21 Part11的要求，讓制藥企業(yè)無顧慮地享用電子表格帶來的便利。本公號歷史文章中有大量Excel應(yīng)用或合規(guī)方面的文章，有興趣的讀者可直接查閱，或留言咨詢。