前期的文章中，著重介紹了法規(guī)要求方面的規(guī)范性。今天小編將為大家介紹Excel電子表格另外一方面的規(guī)范性——一些偏重于提高效率的小技巧。

一、表格名稱不放在工作表內(nèi)

圖一

圖二

如上圖一所示，標(biāo)題”生產(chǎn)管理表06-21″占據(jù)了第一行，導(dǎo)致安置在第二行的”季度”、”任務(wù)量”、”產(chǎn)品類型”等關(guān)鍵字段無(wú)法用來(lái)進(jìn)行篩選。
所以，表格的名稱盡量不要占用工作表首行，而是參照上圖二所示的在工作表和工作薄名稱中體現(xiàn)即可。

而第一行則可作為描述各列數(shù)據(jù)屬性的標(biāo)題，如”季度”、”任務(wù)量”、”產(chǎn)品類型”，是篩選和排序的字段依據(jù)。

二、慎用合并單元格

合并單元格一般僅限于申請(qǐng)表這樣需要打印的表單，這些表單并不需要進(jìn)行運(yùn)算統(tǒng)計(jì)匯總。在源數(shù)據(jù)表中，盡量不使用合并單元格。一個(gè)規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格應(yīng)該是所有單元格填滿，有一條記錄一條，每一行數(shù)據(jù)完整、結(jié)構(gòu)整齊。

上圖E列是合并單元格，表面看似很明了，但是在處理數(shù)據(jù)時(shí)卻會(huì)遇到很多問(wèn)題，比如無(wú)法進(jìn)行排序和篩選。

三、一個(gè)單元格一個(gè)屬性

如下所示的兩個(gè)表格，我們需要對(duì)任務(wù)量求和。

圖一

圖二

圖一F列的數(shù)據(jù)都是帶單位的，數(shù)據(jù)的屬性也變成了文本屬性，需要將數(shù)據(jù)分列或者單位替換為空才能求和，或者使用復(fù)雜公式（=SUM(–LEFT(F2:F6,LEN(F2:F6)-1))），這樣復(fù)雜的數(shù)組公式對(duì)于函數(shù)小白來(lái)說(shuō)并不容易理解和記憶。

圖一

而對(duì)圖二的F列進(jìn)行求和就再簡(jiǎn)單不過(guò)了。選中F列數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊公式-自動(dòng)求和-求和，就立馬得到了結(jié)果。

圖二

四、勿用空行空列隔斷數(shù)據(jù)

如下圖所示，第5、9行為兩個(gè)空行隔斷數(shù)據(jù)。假如需要篩選下面所有數(shù)據(jù)，必須要先選中A1： F11的區(qū)域，然后再進(jìn)行篩選。如果中間沒(méi)有空行的隔斷，就不需要選中區(qū)域，只要鼠標(biāo)放在任意有數(shù)據(jù)的單元格，按Ctrl+A就可以選定全部的數(shù)據(jù)直接篩選啦，但是有隔斷之后，就不可以了。

不僅僅是篩選，寫公式的時(shí)候也是一樣的，對(duì)于數(shù)據(jù)源來(lái)說(shuō)，保持?jǐn)?shù)據(jù)之間的連續(xù)性是非常重要的。

如果確實(shí)要將數(shù)據(jù)分隔開來(lái)，我們可以改變單元格填充色或字體的顏色填充、將單元格邊框加粗等等來(lái)突出想分隔開的數(shù)據(jù)。

五、勿添加多余的合計(jì)行

一張非常規(guī)范的數(shù)據(jù)源表格是不應(yīng)該有下圖的那些合計(jì)行。一邊輸入數(shù)據(jù)，一邊合計(jì)求和，這種方法是不可取的。

數(shù)據(jù)源還有隨時(shí)增加、刪除的可能性，所以合計(jì)也會(huì)隨之變動(dòng)。

最正確的做法是，先錄入所有的數(shù)據(jù)，最后再進(jìn)行合計(jì)。源數(shù)據(jù)表為一張表，匯總表為另一張工作表或其余區(qū)域，匯總可以使用函數(shù)、數(shù)據(jù)一覽表等完成。

六、同類型數(shù)據(jù)盡量使用一張工作表

如果下圖的數(shù)據(jù)分別在不同的工作表中，這個(gè)時(shí)候我們要進(jìn)行篩選、引用、排序和匯總等，會(huì)加大我們的工作難度，也會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，這樣操作非常不方便。

如下圖所示，我們把所有數(shù)據(jù)都放在一張工作表里面，這樣我們進(jìn)行篩選、排序、匯總，都是非常容易的。

盡管幾十幾百字符的長(zhǎng)公式或者一段VBA代碼能完成多表合并，不過(guò)前提還是得看數(shù)據(jù)源零散到什么程度。因此，實(shí)際應(yīng)用中，沒(méi)必要自己為自己設(shè)置一些障礙和難題。

總結(jié)：不管如何操作，盡量地將數(shù)據(jù)源規(guī)范化，雖然都是很小的問(wèn)題，但是可以節(jié)約很多工作時(shí)間~