何謂GMP？一言以蔽之：Mountains of Documents。

在質(zhì)量部門里工作，每天都要處理堆積如山的文件，在沒有DMS、QMS等這樣高大上的系統(tǒng)的情況下，如何在細(xì)節(jié)上提高文件的處理效率和輸入的正確率？小編將以Excel設(shè)計(jì)中的自動匹配為例，娓娓道來……

注：本文采用Windows10操作系統(tǒng)和Microsoft office 2013版本進(jìn)行介紹。

第一：根據(jù)一個(gè)自變量自動匹配

在制藥企業(yè)的工作中，涉及到各種各樣的記錄收發(fā)，如：SOP文件的收發(fā)、生產(chǎn)記錄收發(fā)、實(shí)驗(yàn)記錄收發(fā)、臺賬收發(fā)等等。對于GMP文件的管理，各部門都會指定文件管理員。在設(shè)計(jì)電子表格時(shí)，可以通過部門自動匹配，找到對應(yīng)部門的文件管理員。

下面是小編設(shè)計(jì)的“制藥企業(yè)SOP文件收發(fā)記錄模板”。

在“相關(guān)表格”中，列出部門和對應(yīng)的部門文件管理員。

在“主表格”中，有“發(fā)放”和“收回”兩個(gè)模塊設(shè)計(jì)表格。

在“發(fā)放”模塊中，通過下拉菜單輸入“接收部門”，在“接收人”列中自動匹配對應(yīng)部門文件管理員；同樣的，在“收回”模塊中，通過下拉菜單輸入“收回部門”，在“收回人”列中自動匹配對應(yīng)部門文件管理員。在整個(gè)記錄填寫過程中，只需要手動輸入“接收日期”和“收回日期”，這樣就大大提高了記錄填寫效率。

如截圖，表格中主要用到了VLOOKUP函數(shù)。

在Microsoft Excel中VLOOKUP函數(shù)語法規(guī)則是：

VLOOKUP (lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)，依次為：要查找的值、要查找的區(qū)域、返回?cái)?shù)據(jù)在查找區(qū)域的第幾列數(shù)、模糊匹配/精確匹配。

在截圖中，要查找的值為“D15”，即“接收部門”；要查找的區(qū)域?yàn)椤癈$5:D$10”，即“相關(guān)表格”中的部門列表和部門管理員；返回?cái)?shù)據(jù)在查找區(qū)域的第2列，即“部門文件管理員”列；選擇精確匹配。

至于VLOOKUP中嵌套的IF函數(shù)和ISERROR函數(shù)，是為了避免出現(xiàn)查找錯(cuò)誤是出現(xiàn)諸如#N/A、#VALUE!、#REF！的返回值。

第二：根據(jù)二個(gè)自變量自動匹配

下面以 “計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)周期性回顧記錄表模板”為例進(jìn)行講解。

在“回顧記錄表”中，需要通過“回顧周期矩陣表”中的“風(fēng)險(xiǎn)級別”和“GAMP 5分類”這兩個(gè)變量自動匹配 “回顧周期”

如截圖，表格中主要用到了INDEX和MATCH函數(shù)。

在Microsoft Excel中MATCH函數(shù)語法規(guī)則是：

MATCH(lookup_value, lookup_array, match_type) ，依次為：需要在數(shù)據(jù)表（lookup_array）中查找值的位置、可能包含有所要查找數(shù)值連續(xù)的單元格區(qū)域、查詢的指定方式。

INDEX函數(shù)語法規(guī)則是：  INDEX(array,row_num,column_num) ，依次為：一個(gè)單元格區(qū)域或數(shù)組常量、用于選擇要從中返回值的數(shù)組中的行、用于選擇要從中返回值的數(shù)組中的列。

=IFERROR(INDEX(回顧周期矩陣表!D$6:G$8,MATCH(回顧記錄表!G10,回顧周期矩陣表!C$6:C$8,0),MATCH(回顧記錄表!H10,回顧周期矩陣表!D$5:G$5,0)),"")

上述的嵌套函數(shù)中，INDEX函數(shù)：

第一個(gè)參數(shù)：回顧周期矩陣表!D$6:G$8為查找的單元格區(qū)域，即“回顧周期矩陣表”中黃色區(qū)域；

第二個(gè)參數(shù)：MATCH函數(shù)，為查找“風(fēng)險(xiǎn)級別”這個(gè)變量，作為INDEX函數(shù)的返回值數(shù)值中的行；

第三個(gè)參數(shù)：MATCH函數(shù)，為查找“GAMP 5分類”這個(gè)變量，作為INDEX函數(shù)的返回值數(shù)值中的列。

總結(jié)：自動匹配能夠大大的提高記錄填寫效率，學(xué)好常見的函數(shù)能夠讓文件管理人員在一定程度上從繁復(fù)的文件中解放出來。