對于類似Excel電子表格類的應(yīng)用程序，在合規(guī)領(lǐng)域GxP（GLP、GMP、GCP）使用時，必須是受控的和經(jīng)過驗證確認的。人們通常有一些誤區(qū)。一種極端是認為Excel具有很多缺陷，不能在合規(guī)環(huán)境中使用，另外一個極端是認為Excel這種在全球商業(yè)領(lǐng)域廣泛應(yīng)用的軟件必然是經(jīng)過實踐檢驗的，受到公認的，不需要驗證了，但FDA恰恰沒有對任何軟件給予這種免于驗證的豁免權(quán)，當然也沒有說Excel就完全不能在其監(jiān)管領(lǐng)域中使用，相反，在FDA所屬的一些實驗室也大量使用了Excel。這么好用的軟件，誰能經(jīng)經(jīng)受得住誘惑呢。

出于擔心Excel在合規(guī)環(huán)境中應(yīng)用的質(zhì)疑，很多企業(yè)盡量避免在法規(guī)監(jiān)管的重要領(lǐng)域使用Excel表格，而用其他系統(tǒng)替代。這種辦法確實有一些成功的案例，但開銷大，時間長。除了極少數(shù)公司能完全替換掉Excel，絕大部分公司仍然或多或少地在使用Excel。大家一方面對自己設(shè)計的Excel產(chǎn)出的數(shù)據(jù)信心滿滿，但面對檢察官和審計人員時，卻又發(fā)現(xiàn)很難證明其可信度。

還有一個誤區(qū)是，通過風險評估去規(guī)避驗證確認環(huán)節(jié)。的確，計算機系統(tǒng)的驗證提倡基于風險的驗證，我們無需在低風險軟件應(yīng)用上去浪費過多的精力，但并不能說我們自己去評估自己所用的Excel表格，并自認為是低風險的，以此作為不驗證的理由。更何況，統(tǒng)計表明，高達94%的Excel表格都包含或多或少的錯誤。

如果我們?nèi)リP(guān)注FDA發(fā)放的483警告性，就會發(fā)現(xiàn)關(guān)于電子表格方面的警告信非常多，這并不奇怪，一是Excel的應(yīng)用實在是太廣泛了，我們每天都接觸和應(yīng)用大量的電子表格，多了自然就會出問題。另一個原因就是缺少對電子表格進行驗證確認的管理上的支持，大家都往往忽視這一塊。

FDA的檢查官和QA審計員也十分清楚電子表格類的程序通常并沒有在好的受控條件下運行，而且在安全性和審計跟蹤功能方面有缺陷。對于一款桌面級的工具性軟件，我們本不應(yīng)該苛求更多，這也不是Excel設(shè)計使用的初衷。但既然我們將其應(yīng)用在GxP環(huán)境下，又必須考慮合規(guī)性的問題。

什么樣的電子表格需要進行驗證/確認？

從使用方式上，電子表格可以分為個人使用的和公用的。所謂個人使用的，是指個人臨時創(chuàng)建的電子表格或者使用個人制作好的模板創(chuàng)建的電子表格，對數(shù)據(jù)作臨時性處理的情況。這種電子表格應(yīng)該僅供個人使用，往往不會涉及過于復雜的表格結(jié)構(gòu)，不會包含復雜的計算公式，宏、顏色標記、單元格保護和使用說明。因為這類電子表格畢竟是個人使用，需要在哪里輸入數(shù)據(jù)，公式在哪里，哪里不能改動自己都比較清楚，上述這些特性都不需要。而我們在工作中，特別是在規(guī)范環(huán)境中，應(yīng)用的一般是循環(huán)使用的，也就是那種設(shè)計精良的計算模板，通用性強，功能強大，方便好用，往往作為程式化的數(shù)據(jù)處理和報告工具。這兩類電子表格只要用于與質(zhì)量相關(guān)的活動，都必須進行驗證，根據(jù)使用的風險決定驗證的深度。對于公用的電子表格，特別是當一個標準的計算方式在很長一段時間里都要重復地被多人使用，那么我們就需要考慮對其進行嚴格的驗證確認，因為這種方式一旦出現(xiàn)錯誤，將產(chǎn)生長期和持續(xù)的影響。對于個人使用的電子表格，則需要根據(jù)其是從模板創(chuàng)建還是臨時創(chuàng)建決定其驗證方式和深度。

從功能上講，電子表格可以分為僅僅存儲數(shù)據(jù)的電子表格和具有數(shù)據(jù)處理的電子表格兩種。很多人有一個誤解，就是只需要對做數(shù)據(jù)處理的電子表格進行驗證，而作為數(shù)據(jù)存儲的電子表格則不需要。然而，你從任何一部國內(nèi)外法規(guī)中都找不出對這兩種不同電子表格區(qū)分對待的條款。美國醫(yī)療器械質(zhì)量體系法規(guī)（QSR）是這樣規(guī)定的：如果電子表格或數(shù)據(jù)庫用于創(chuàng)建，維護，歸檔，修改，檢索或傳輸QSR或任何其它FDA法規(guī)要求的數(shù)據(jù)或記錄，那么就需要按其預期用途進行驗證。從計算機系統(tǒng)驗證/確認的角度也是能夠理解的，絕大多數(shù)計算機系統(tǒng)都同時包括了數(shù)據(jù)存儲與計算處理的功能，不同的系統(tǒng)只不過會各有其側(cè)重點。我們不會因為某個系統(tǒng)只存儲數(shù)據(jù)就不去做驗證，何況這還是一種電子記錄呢。總之，是否做驗證的判斷的標準是該系統(tǒng)對產(chǎn)品質(zhì)量、患者安全、數(shù)據(jù)完整性是否有影響以及影響的大小。

電子表格驗證的內(nèi)容

所謂驗證的內(nèi)容，也就是驗證的范圍，千萬不要嘗試去驗證整個Excel，Excel是這個世界上最優(yōu)秀的軟件之一，可以稱得上博大精深，幾乎應(yīng)用于全球每一個行業(yè)，你想驗證整個Excel，似乎不太現(xiàn)實。其實對于這個問題，F(xiàn)DA已經(jīng)給出了答案，既只需要驗證你用Excel軟件根據(jù)業(yè)務(wù)需求創(chuàng)建的電子表格中的內(nèi)容。

電子表格軟件作為計算機系統(tǒng)中的一種，其驗證的目的同樣是：建立文件來證明系統(tǒng)的開發(fā)符合質(zhì)量工程的原則，能夠提供滿足用戶需求的功能并且能夠長期穩(wěn)定工作的過程。這里的系統(tǒng)是指根據(jù)需求制作的電子表格和宏程序，而非Excel本身。由此衍生，對電子表格的驗證與確認是為了確保所有的操作和產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，以及通過電子表格執(zhí)行的計算，數(shù)據(jù)檢查，以及動態(tài)生成的圖表都是合規(guī)有效的。以往那種僅僅用手持計算器對Excel表格中的公式進行計算比較的方式在新版GMP對計算機系統(tǒng)驗證要求的背景下就太顯單薄了。

電子表格的驗證與確認主要是兩方面的內(nèi)容，一方面是Excel的設(shè)計開發(fā)過程與Excel本身是否符合業(yè)務(wù)需求。業(yè)務(wù)需求主要包括Excel中的計算公式，數(shù)據(jù)引用、數(shù)據(jù)檢查，數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)精度的驗證。對于公式而言，我們需要驗證的是公式中包含多個Excel標準庫函數(shù)或者使用了VBA自定義函數(shù)的，或者使用了邏輯運算符if then的，而Excel中自帶的單個標準函數(shù)比如求平均數(shù)，最小值，最大值就不需要專門去驗證了，我們默認這些自帶的函數(shù)隨著Excel產(chǎn)品開發(fā)完成已經(jīng)驗證確認過了。對于數(shù)據(jù)引用關(guān)系，這里包括公式中的數(shù)據(jù)位置引用和圖表對數(shù)據(jù)組的引用，我們不用去考究數(shù)據(jù)傳遞過程中是否有問題，但必須能夠說明表格中的數(shù)據(jù)列與圖之間的對應(yīng)關(guān)系是正確的。

電子表格驗證的另一方問題包括安全的數(shù)據(jù)存儲，單元格和文件的安全、ER/ES（電子記錄/電子簽名 Part11要求）缺陷的彌補，審計跟蹤，訪問控制等。

驗證與確認功能是十分消耗資源與時間的，因此我們需要權(quán)衡對Excel電子表格驗證是否有必要，除了對每一個電子表格進行實際的驗證，必須建立操作說明用于指導如何使用電子表格開展日常工作。

驗證的方法

電子表格的結(jié)構(gòu)從本質(zhì)上就是一種計算機程序。我們同樣要遵循計算機系統(tǒng)驗證基于風險評估的方法，驗證的深度應(yīng)該與風險的分類相匹配。對于復雜的電子表格模板，如果里面包含了大量復雜公式組合與邏輯函數(shù)的使用，這就相當于是一個編程開發(fā)過程。定制軟件的編碼過程也是一個個函數(shù)，加上計算法則和邏輯判斷構(gòu)成的，更不用說包含宏程序的開發(fā)。此時，我們可以套用企業(yè)內(nèi)部自定義開發(fā)軟件的驗證流程，也就是GAMP中第五類軟件的驗證方式,但在驗證的深度和廣度上可以做適當?shù)娜∩?，例如我們可以把URS和FS合并，或者將OQ與PQ合并起來。

我們需要把所有需要在合規(guī)環(huán)境中（GMP、GLP）用到的Excel表格登記造冊，對這些Excel表格根據(jù)其所用到的數(shù)據(jù)，電子表格的功能，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)報告進行風險評估。最終得到的Excel表格目錄需要為每一個Excel表格按照優(yōu)先級進行排序，這樣做的好處是可以將驗證的精力更多的放在那些業(yè)務(wù)風險和合規(guī)風險最高的電子表格上。合規(guī)性的風險與Excel表格本身設(shè)計的復雜性并無相關(guān)性。優(yōu)先驗證那些簡單的，但風險高的，也能讓驗證人員更快地了解驗證流程。

驗證過程文檔準備

計算機系統(tǒng)的驗證過程需要文檔來提供證據(jù)證明驗證過程是合理的，證據(jù)是充分的。正確和完整的文檔對于檢查非常重要。它還允許未參與M＆S開發(fā)和測試的人了解和審查程序。電子表格的驗證一般應(yīng)提供下列文件：

  ●  公司驗證總計劃

  ●  宏和電子表格信息

  ●  宏和電子表格在規(guī)范的環(huán)境使用、驗證，變更控制的標準操作規(guī)程

  ●  使用電子表格的系統(tǒng)清單目錄，其中列出授權(quán)用戶，計算機硬件，系統(tǒng)軟件，電子表格程序和版本，電子表格文件的名稱和版本的位置

  ●  驗證計劃（Validation Plan）

  ●  需求規(guī)格（URS）

  ●  設(shè)計規(guī)范（DS）

  ●  設(shè)計審查報告

  ●  包含注釋的代碼

  ●  代碼審查報告

  ●  測試計劃和測試方案

  ●  安裝報告(IQ)

  ●  變更控制報告

  ●  歷史記錄

  ●  驗證報告

總結(jié)：

電子表格，特別是Excel作為全世界應(yīng)用最廣泛的軟件之一，在法規(guī)監(jiān)管的制藥，臨床，醫(yī)療器械的研發(fā)和生產(chǎn)領(lǐng)域都有廣泛的應(yīng)用。Excel的易用性和出色的功能為日常工作提供了巨大的便利，大為提高我們的日常工作效率。相對于其他的一些軟件和信息化系統(tǒng)，人們更樂意使用Excel作為其最常用的數(shù)據(jù)處理工具，并在Excel的基礎(chǔ)上發(fā)揮自身的主動性創(chuàng)造了豐富多彩的應(yīng)用。當然，我們也不能忽視Excel靈活性背后所存在的問題，特別是在國內(nèi)外GMP愈加注重計算機系統(tǒng)的可靠性和數(shù)據(jù)完整性的背景下，我們應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)有的使用情況，進行差距分析和風險評估，并制定積極的整改計劃，這對于我們規(guī)范Excel在公司內(nèi)部的使用，提升Excel的使用水平，降低風險也是十分有益的。